7 rủi ro bạn sẽ gặp phải khi lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo kém uy tín

Nhiều doanh nghiệp ra đời, nhưng đa phần đều tập trung ở những thành phố lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh… Hơn nữa, việc tìm được diện tích để thiết lập văn phòng trong thời buổi hiện nà là cực kỳ khó khó khi mà giá bất động sản tại các thành phố lớn đều cao “ngất trời”. Liệu có bao nhiêu doanh nghiệp đủ nguồn tài chính để xây dựng phòng làm việc đủ chuẩn?

Từ đó, dịch vụ cho thuê văn phòng ảo ra đời như là một giải pháp hữu hiệu để giúp các doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn ban đầu này, đặc biệt là những doanh nghiệp khởi nghiệp, doanh nghiệp nhỏ và vừa, có nguồn vốn nhỏ hoặc chưa ổn định.

Văn phòng ảo giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như hơn 96% chi phí để tìm kiếm mặt bằng, thiết lập văn phòng, chi phí duy trì và các chi phí hoạt động khác. Đáp ứng ngay được nhu cầu cấp thiết cho giai đoạn khó khăn ban đầu.

Nhưng cái gì cũng vậy, lợi ích đem lại nhiều nhưng hậu quả cũng không ít nếu như bạn chưa có kinh nghiệm đánh giá về loại hình văn phòng tiện ích này. Bài viết này sẽ đề cập tới những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ văn phòng ảo và hậu quả bạn có thể gặp phải!

  1. Đội ngũ lễ tân thiếu chuyên nghiệp:

Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, tức là bạn không cần phải làm việc tại văn phòng của công ty cung cấp dịch vụ, mà bạn có thể làm việc ở bất kì nơi đâu và khi nào bạn muốn.

Bạn chỉ tới văn phòng mỗi khi cần tiếp khách hàng, gặp gỡ đối tác và sẽ được đội ngũ lễ tân của công ty văn phòng ảo hỗ trợ trong khâu đó. Hình ảnh của doanh nghiệp bạn lúc này sẽ được thể hiện có chuyên nghiệp, có ấn tượng trong mắt của khách hàng, đối tác hay không.

Vậy nên, với những công ty văn phòng ảo còn non nớt kinh nghiệm thì nhân viên lễ tân của họ sẽ chưa có nghiệp vụ vững, còn thiếu sót trong công việc. Và điều đó sẽ khiến cho hình ảnh của bạn sẽ suy giảm và tạo sự không hài lòng với khách hàng.

  1. Khả năng cung cấp dịch vụ thấp:

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo không những là việc cung cấp cho bạn một địa chỉ kinh doanh đẹp để đăng ký giấy phép kinh doanh, văn phòng giao dịch mà còn cung cấp cho bạn những không gian khác như phòng tiếp khách, phòng họp, khu vực sảnh chờ…. Và nhiều tiện ích khác nữa.

Và bạn biết đó, ở mỗi tòa nhà, công ty văn phòng ảo có thể cho nhiều doanh nghiệp thuê địa chỉ kinh doanh và nhu cầu về những không gian kể trên là rất lớn. Nếu gặp phải trường hợp có nhiều khách hàng cùng có nhu cầu sử dụng phòng khách lúc đó, nhưng khả năng đáp ứng lại không đủ thì rất dễ gây cảm giác khó chịu cho bạn cũng như khách hàng của bạn.

Chính vì vậy, cần lựa chọn công ty cung cấp có thể cung cấp dịch vụ tốt để công việc của bạn không bị gián đoạn.

  1. Vấn đề về pháp lý:

Tuy sự xuất hiện của loại hình văn phòng “ảo” này đã khá lâu, nhưng vẫn có không ít doanh nghiệp gia nhập ngành chỉ trong vòng 2 năm trở lại đây.

Trong thực tế, pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai báo địa chỉ trụ sở kinh doanh và các giấy tờ hợp lệ.

Nhưng với những công ty văn phòng ảo mới thành lập, chưa có kinh nghiệm để giải quyết những thủ tục thành lập doanh nghiệp, đăng ký giấy phép kinh doanh, từ đó sự tư vấn cho khách hàng còn thiếu sót làm cho khách hàng phải tốn thời gian và thủ tục rắc rối để cho ra được giấy phép kinh doanh.

Khởi nghiệp không suôn sẻ, nhanh chóng cũng là 1 trong những yếu tố làm cho công việc kinh doanh của bạn không thuận lợi. Và đây cũng là hậu quả khi lựa chọn công ty văn phòng ảo không uy tín.

  1. Những điều kiện trong hợp đồng rõ ràng:

Với những công ty văn phòng ảo không uy tín, trong hợp đồng cho thuê văn phòng thường có những mánh khóe, những điều khoản không rõ ràng, cụ thể. Cho tới khi xuất hiện sự cố trong quá trình sử dụng dịch vụ thì bạn gặp khó khăn khi giải quyết những vấn đề đó, do không được quy định trong hợp đồng. Đôi khi, bạn còn là người chịu thiệt thòi do không tìm hiểu rõ về hợp đồng và các điều kho

Vì vậy, lựa chọn những công ty uy tín sẽ giúp cho bạn yên tâm hơn trong quá trình kinh doanh của mình, tránh được những rủi ro không mong muốn.

  1. Rò rĩ thông tin:

Sử dụng văn phòng ảo thì trong đó có tiện ích như nhận thư từ/ bưu phẩm từ đối tác, khách hàng hoặc điện thoại viên tiếp nhận điện thoại, trả lời trong phạm vi cho phép…

Nếu như bạn không sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại những thương hiệu uy tín, lâu năm thì việc bạn bị rò rĩ về thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp hay thông tin về các khách hàng và đối tác hoàn toàn có thể xảy ra. Khi đó, bạn có chắc công việc kinh doanh của bạn còn thuận lợi hay không?

  1. Giá cả so với chất lượng dịch vụ không cân xứng:

Với mức giá chỉ từ khoảng 300.000đ/ tháng, bạn đã có thể tận hưởng được rất nhiều tiện ích từ dịch vụ văn phòng ảo mang lại. Nhưng thực tế, thì chất lượng các tiện ích bạn nhận được có tương xứng với giá trị bạn bỏ ra hay không.

Mặc dù, chỉ từ 300 ngàn đồng bỏ ra mỗi tháng không phải là số tiền lớn, nhưng công việc của bạn lại cần sử dụng dịch vụ lâu dài và tương lai sẽ nâng cấp lên những gọi văn phòng cao hơn thì chi phí đó lại không hề nhỏ đâu nhé!

Để đánh giá được chi phí bỏ ra so với dịch vụ có tương xứng hay không có thể xét tới các yếu tố như: không gian làm việc, nhân viên lễ tân, chăm sóc khách hàng, trang thiết bị máy móc và quan trọng nhất trong các yếu tố đó là địa chỉ kinh doanh. Địa chỉ để đăng ký giấy phép kinh doanh thông thường phải đẹp, dễ nhớ, nằm ở những vị trí thuận tiện, dễ di chuyển tới các khu vực khác và gần các khu trung tâm thương mại, ngân hàng để việc giao dịch, gặp gỡ khách hàng dễ dàng.

Nếu lựa chọn công ty cung cấp dịch vụ không uy tín, thì với số tiền bạn bỏ ra liệu có xứng đáng với giá trị bạn nhận được hay không!

  1. Các dịch vụ khác đi kèm:

Đa phần với các công ty văn phòng ảo còn nhỏ lẻ, chưa xây dựng được hình ảnh thương hiệu tốt thì họ vẫn có thể cung cấp đầy đủ các dịch vụ hỗ trợ đi kèm như: Thành lập doanh nghiệp trọn gói, cho thuê phòng họp, dịch vụ kế toán,…

Nhưng bạn có chắc chắn là những dịch vụ đó chất lượng tốt không, giá cả có cạnh tranh so với các công ty khác không. Nếu thuê văn phòng ảo của một đơn vị nào đó có những dịch vụ cần thiết như vậy không đáp ứng được cho nhu cầu của bạn, mà phải thuê ngoài thì hậu quả là sẽ làm cho doanh nghiệp bạn bị trì trệ trong nhiều khâu.

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *